Cadre de réponse technique appel d'offres public

Le cadre de réponse technique (CRT) permet de juger la qualité de votre offre au niveau technique ! Dans le cadre d’appels d’offres publics, il peut arriver que l’Acheteur vous demande de répondre dans un cadre de réponse technique, en lieu et place de présenter votre mémoire technique. 

Ce document peut être l’unique élément de réponse, au niveau technique, que vous allez présenter au niveau de votre offre. Il sera alors contractuel et doit vous permettre de gagner le maximum de points au niveau technique pour remporter le marché !

Cet article vous permettra de découvrir quelques astuces afin d’apporter la meilleure réponse possible dans ce cas.

Qu'est-ce qu'un cadre de mémoire technique (ou CMT) ?

Afin de faciliter l’analyse des offres reçues pour son marché public, un acheteur peut imposer aux entreprises candidates l’utilisation d’un cadre de réponse technique. Dans ce cas, le cadre doit faire partie intégrante de l’offre.

Concrètement, il s’agit d’une trame que les candidats doivent remplir en respectant chaque partie indiquée. 

Le format du cadre de réponse technique peut être un fichier Excel, Word, PDF ou un questionnaire. 
Le cadre de réponse technique est généralement fourni au sein du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), aux côtés du cahier des charges, CCAG, CCTP et autres documents…

Le cadre de réponse technique est une très bonne chose : 

  • pour l’acheteur public, la trame lui permet de gagner du temps dans la lecture des candidatures : en effet, chaque offre est structurée selon ses besoins. L’analyse est ainsi plus objective.
  • pour les candidats, cette méthode de réponse permet de connaître exactement les attentes et les critères de l’acheteur. La présentation de l’offre est facilitée. Un petit inconvénient toutefois : la trame technique autorise moins de créativité !

Comment répondre dans un cadre de réponse technique ?

Tout simplement en renseignant le document transmis par l’acheteur public.

Mais il existe des nuances, qui vous permettent d’aller au-delà d’un simple remplissage de fichier.

Identifiez vos possibilités d’enrichir le cadre !

Lorsque vous avez un cadre de réponse technique, lisez dans un premier temps le règlement de consultation afin de connaître le formalisme attendu par l’Acheteur. 

Il existe plusieurs options : 

  • Le cadre de réponse technique enrichi du mémoire technique : Parfois, il est indiqué que le cadre de réponse technique peut être complété par votre mémoire technique. Nous verrons dans un prochain paragraphe comment répondre dans ce cas précis.
  • Le cadre de réponse technique sans dérogation : Dans d’autres cas, il est précisé qu’aucune dérogation n'est possible au cadre de réponse technique, nous verrons alors dans cet article, comment apporter une réponse percutante, tout étant limité à un cadre.
  • Aucune précision donnée : Enfin, il arrive qu’aucune précision ne soit apportée. Dans ce cas-là, vous pouvez poser la question à l’acheteur sur la messagerie sécurisée, afin de valider le fait que votre cadre de réponse technique sera complété par un mémoire technique adapté aux demandes du CCTP. Pour rappel, les questions posées sont visibles par tous les candidats lorsque l’Acheteur y apporte une réponse.
conseil cadre réponse technique
Le conseil Smart de Simply’AO

La messagerie sécurisée sur les profils acheteurs est très peu utilisée par nos clients dans le cadre de leur réponse aux appels d’offres.

Il est important d’analyser les éléments du Dossier de Candidature des Entreprises (DCE) afin de pouvoir tout de suite poser des questions à l’Acheteur. En effet, vous serez limités par le temps lors de la constitution de votre réponse. Si vous avez identifié l’appel d’offres dès sa publication, vous aurez normalement 3 à 4 semaines pour préparer votre réponse, ce qui est très court ! 

De même, passé un délai, en général 7 jours avant la date limite de réponse à l’appel d’offres, vous ne pourrez plus poser de question.

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format de réponse appel d'offres
L’astuce Simply’AO

Analysez également le format de réponse ! Il est très difficile de répondre sur un cadre de réponse sous format Excel verrouillé et sous PDF. Vous pouvez demander un cadre de réponse sous un autre format, afin de faciliter votre travail de saisie.

Le cadre de réponse technique et les renvois vers votre mémoire technique

Dans cette configuration, vous avez la possibilité de renseigner le cadre de réponse technique, tout en indiquant que certains éléments ont été développés dans le mémoire technique. Votre candidature se compose donc du cadre de réponse technique, et du mémoire technique en complément. 

L’objectif n’est pas de joindre un mémoire technique générique de votre société. Il s’agit plutôt de compléter les éléments de réponse que vous avez apporté dans le cadre de réponse technique, en détaillant ces points dans le cadre de votre mémoire technique.

Vous devez être le plus synthétique possible dans le cadre de réponse et noter uniquement ce qui est le plus important, ce qui répond exactement à la question posée. Listez les arguments qui permettent d’apporter une réponse synthétique à la question, puis détaillez chaque argument dans votre mémoire technique. N’oubliez pas de faire un renvoi aux numéros de pages et aux titres exacts de votre mémoire afin de faciliter la lecture de votre réponse.

Voici un exemple de réponse dans une trame, avec renvoi au mémoire technique :

Tableau réponse cadre mémoire technique

Le cadre de réponse sans renvoi au mémoire technique

Etant donné que vous ne pourrez pas compléter votre réponse avec votre mémoire technique, vous pouvez être plus exhaustif dans ce cas-là. Détaillez un peu plus votre réponse, sans faire de roman pour autant, mais l’objectif est de donner un maximum d’éléments de réponse de façon synthétisée.

Il est très important de ne pas modifier le cadre de réponse, votre offre pourra alors être classée comme irrégulière et vous pourrez être éliminé sans même que votre réponse soit analysée.

Vous devez répondre précisément à la question posée à chaque fois. Lisez bien la question pour ne pas répondre à côté. Une fois que vous avez renseigné votre cadre de réponse technique, demandez à une autre personne de le lire pour être sûr que vous avez bien répondu à la question posée.

réponse cadre technique
L’astuce Simply’AO

Afin de faciliter la lecture de votre cadre de réponse technique, si le format le permet : insérez des graphiques, tableaux ou autres éléments visuels dans le cadre de réponse.
L’objectif étant toujours de répondre parfaitement aux questions posées, mais de façon plus percutante.

Exemple de cadre de réponse sans renvoi au mémoire technique : 

Exemple cadre de réponse technique illustré

Synthétiser vos réponses et apporter du visuel !

En conclusion, il est donc très important de répondre précisément aux questions posées et de faire valider votre cadre de réponse technique par une autre personne, en interne, au sein de votre société de préférence. Le cadre de réponse technique peut être complété par un mémoire technique, dans ce cas-là l’exercice est donc « plus facile » et permet au lecteur d’aller chercher le détail de votre réponse s’il en a besoin.

L’exercice le plus difficile est, d’après notre expérience, le cadre de réponse technique seul. Il faut alors apporter une réponse qui vous permettra de gagner des points tout en restant synthétique. Une de nos astuces est d’apporter des éléments visuels qui permettent de répondre parfaitement à certaines questions et d’apporter une meilleure lisibilité à votre réponse technique.

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écrit le 02/12/2022
Michaël, fondateur de Simply’AO