Cadre de réponse technique appel d'offres public

Le cadre de réponse technique permet de juger la qualité de votre offre au niveau technique !

Dans le cadre d’appels d’offres publics  il peut arriver que l’Acheteur vous demande de répondre dans un cadre de réponse technique en lieu et place de présenter votre mémoire technique. Ce document peut être l’unique élément de réponse au niveau technique que vous allez présenter au niveau de votre offre, il sera alors contractuel et doit vous permettre de gagner le maximum de points au niveau technique pour remporter le marché !

Cet article nous permettra de découvrir quelques astuces afin d’apporter la meilleure réponse possible dans ce cas.

Identifier vos possibilités d’enrichir le cadre !

Un élément qui est très peu utilisé dans le cadre des appels d’offres publics par nos clients : la messagerie sécurisée sur les profils acheteurs. Nous l’avions déjà évoqué dans le cadre d’un autre article, il est important d’analyser les éléments du Dossier de Candidature des Entreprises (DCE) afin de pouvoir tout de suite poser des questions à l’Acheteur. En effet, vous serez limités par le temps lors de la constitution de votre réponse, si vous avez identifié l’appel d’offres dès sa publication, vous aurez normalement 3 à 4 semaines pour préparer votre réponse, ce qui est très court ! De même, passé un délai, en général 7 jours avant la date limite de réponse à l’appel d’offres, vous ne pourrez plus poser de question.

Lorsque vous avez un cadre de réponse technique, lisez dans un premier temps le règlement de consultation afin de connaître le formalisme attendu par l’Acheteur. Parfois, il est indiqué que le cadre de réponse technique peut être complété par votre mémoire technique. Nous verrons dans le prochain paragraphe comment répondre dans ce cas précis.

Dans d’autres cas, il est précisé qu’aucune dérogation est possible au cadre de réponse technique, nous verrons alors dans cet article, comment apporter une réponse percutante étant limité à un cadre.

Enfin, il arrive qu’aucune précision ne soit apportée, dans ce cas-là, vous pouvez poser la question à l’acheteur sur la messagerie sécurisée, afin de valider le fait que votre cadre de réponse technique sera complété par un mémoire technique adapté aux demandes du CCTP. Pour rappel, les questions posées sont visibles par tous les candidats lorsque l’Acheteur y apporte une réponse.

Astuce analyse format cadre de réponse technique

 

Le cadre de réponse et les renvois vers votre mémoire technique

L’objectif n’est pas de joindre un mémoire technique générique de votre société, mais de compléter les éléments de réponse que vous avez apporté dans le cadre de réponse technique en détaillant ces points dans le cadre de votre mémoire technique.

Vous devez être le plus synthétique possible dans le cadre de réponse et noter uniquement ce qui est le plus important, ce qui répond exactement à la question posée. Listez les arguments qui permettent d’apporter une réponse synthétique à la question, puis détailler chaque argument dans votre mémoire technique. N’oubliez pas de faire un renvoi aux numéro de pages et aux titres exactes de votre mémoire afin de faciliter la lecture de votre réponse.

Nous vous joignons ci-dessous un exemple :

Tableau réponse cadre mémoire technique

 

Le cadre de réponse sans renvoi au mémoire technique

Dans ce cas-là, vous devez encore une fois répondre précisément à la question posée à chaque fois. Lisez bien la question pour ne pas répondre à côté. Une fois que vous avez renseigné votre cadre de réponse technique, demandez à une autre personne de le lire pour être sûr que vous avez bien répondu à la question posée.

Etant donné que vous ne pourrez pas compléter votre réponse avec votre mémoire technique, vous pouvez être plus exhaustif dans ce cas-là. Détaillez un peu plus votre réponse, sans faire de roman pour autant, mais l’objectif est de donner un maximum d’éléments de réponse de façon synthétisée.

Il est très important de ne pas modifier le cadre de réponse, votre offre pourra alors être classée comme irrégulière et vous pourrez être éliminé sans même que votre réponse soit analysée.

Astuce visuel cadre de réponse technique

 

Exemple cadre de réponse technique illustré

 

Synthétiser vos réponses et apporter du visuel !

En conclusion, il est donc très important de répondre précisément aux questions posées et de faire valider votre cadre de réponse technique par une autre personne, en interne, au sein de votre société de préférence. Le cadre de réponse technique peut être complété par un mémoire technique, dans ce cas-là l’exercice est donc « plus facile » et permet au lecteur d’aller chercher le détail de votre réponse s’il en a besoin.

L’exercice le plus difficile, est d’après notre expérience, le cadre de réponse technique seul. Il faut alors apporter une réponse qui vous permettra de gagner des points tout en restant synthétique. Une de nos astuces est d’apporter des éléments visuels qui permettent de répondre parfaitement à certaines questions et d’apporter une meilleure lisibilité à votre réponse technique.

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écrit le ven 15/07/2022 - 09:53 Michaël