Comprendre le Dossier de Candidature des Entreprises dans un appel d'offres publics ?

Le dossier de candidature à un appel d’offre public est également désigné sous le nom de DCE, ou Dossier de Consultation des Entreprises ou encore Dossier de Candidature des Entreprises. Il s’agit de l’ensemble des documents et informations que le candidat à un appel d’offres doit transmettre à l’organisme adjudicateur.

La constitution de la candidature à un appel d’offres est un exercice délicat, qui repose sur la maitrise des différents aspects du marché, du règlement de l’appel d’offres, mais aussi sur le travail des personnes en charge de la préparation et de la rédaction des différentes pièces et du mémoire technique.

Répondre à un marché public nécessite de prendre en compte chaque élément de procédure et de suivre toutes les étapes nécessaires à la bonne constitution de votre candidature.

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est le dossier délivré aux opérateurs économiques par le pouvoir adjudicateur afin de leur permettre de candidater. Mais de quels documents se compose-t-il ?

Le Dossier de Candidature des Entreprises (DCE)

Les Dossiers de Consultation des Entreprises vous font peur ? Pas de panique ! Avec une bonne méthodologie d’analyse et de travail, cela deviendra un jeu d’enfant pour vous. L’important est de bien comprendre et suivre la procédure ci-dessous.

Lorsque vous aurez identifié le marché public qui vous intéresse, vous allez télécharger le DCE, qui comprend :

• Le Règlement de Consultation (RC)
• Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
• Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
• L’Acte d’Engagement (AE)
• La Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) et/ou le Bordereau de Prix Unitaire (BPU) et/ou le Détail Quantité Estimatif (DQE)
• Le Cahier des Clauses Administratives et Générales (CCAG pas tout le temps), mais l’Acheteur y fait souvent référence

Le plus important est de procéder par étape, la première étant d’analyser le règlement de consultation (RC). 

Le CCAP est le dossier qui décrit les modalités administratives propres au marché. Il peut comprendre par exemple :

• Les conditions d’exécutions des prestations du marché
• La facturation
• Le paiement et les conditions de paiements
• Les obligations du titulaire
• Les modalités en cas de litiges, les pénalités éventuelles…
• etc.

Attention, il faut bien prendre en compte les informations fournies dans le CCAP ! En effet, une analyse complète du CCAP est nécessaire afin d’être en corrélation et en accord avec l’acheteur. 

De plus, certaines indications données sont utiles à l’élaboration de votre dossier, par exemple la reprise du personnel pour les métiers qui le nécessitent !

C’est le document contractuel qui fait que le soumissionnaire adhère bien aux clauses du marché public. Les acheteurs peuvent occasionnellement le fournir prérempli, afin de faciliter le travail du Prestataire. 

Sauf si indiqué dans le RC, il n’est pas forcément nécessaire de signer l’Acte Engagement à la remise de votre candidature. Cependant, si cela est obligatoire, il faudra bien vérifier le mode de signature demandé !
En effet, il est possible que l’acheteur exige une signature manuelle ou électronique. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez soumettre votre offre sans la signer. 

Attention, la signature électronique n’est pas un simple scan, vous devez vous la procurer auprès d’un partenaire référencé.

Les prix portés dans l’acte d’engagement dépendent de la forme des prix, pour faire simple :

• Si c’est un marché à tranche conditionnelle, alors l’AE indiquera le prix de chacune des tranches
• Si c’est un marché en groupement conjoint qui comporte des parties techniques différentes, alors chaque partie technique fera l’objet d’un prix
• Si c’est un marché à prix unitaire, alors les prix figureront dans un Bordereau des Prix Unitaires (BPU) qui sera fourni dans le DCE. De plus, le prix indiqué ne sera qu’estimatif.
• Si c’est un marché à bons de commandes, tout comme les marchés à prix unitaire, il faudra faire figurer les prix dans le BPU. Dans un tel cas, uniquement le montant maximum et minimum sera indiqué dans l’AE.
• Enfin si c’est un marché à prix forfaitaires, il faudra faire figurer les prix dans le DPGF, qui fait état de la décomposition des prix.

Le Document de Quantité Estimative (DQE) est également à remplir lorsque demandé. Il permet d’avoir une estimation du marché en valeur absolue sur l’année, mais il n’est généralement pas contractuel.

Le bordereau de prix unitaires permet de définir les conditions de prix et les modalités de facturation. Il liste les prix unitaires relatifs à chaque produit ou / et service. 

Il faut prendre en compte que c’est un document contractuel. Il se compose généralement de plusieurs rubriques : la première décrit les travaux à effectuer et les quantités prévues, tandis que la deuxième détaille les différents postes de travaux et les tarifs unitaires associés. Enfin, la dernière explique les modalités de facturation.

Les acheteurs publics attendent des entreprises candidates à leurs marchés qu’elles rendent une offre conforme aux demandes administratives et aux différentes spécifications décrites dans l’avis et dans le corps du marché.

Rendre une candidature aux marchés publics efficace ne s’improvise donc pas. Les clés du succès : respect des règles, mise en valeur du savoir-faire de votre société, garanties solides, informations et éléments parfaitement préparés. 

Après avoir pris en compte et analysé tous les documents fournis, vous devez être en mesure d’apporter une réponse précise aux besoins du pouvoir adjudicateur dans les délais impartis !