Exemple de mémoire technique

Le mémoire technique est unique et personnalisé pour chaque appel d’offres

Le mémoire technique est le document qui vous permettra de « vendre » votre solution sur le papier.

Il doit être personnalisé pour chaque appel d’offres en fonction de votre entreprise et du cahier des charges. Ainsi, les données liées à votre entreprise peuvent être réutilisées d’un appel d’offres à un autre, les solutions techniques, elles, doivent être personnalisées en fonction du cahier des charges.

Exemple de sommaire type pour un marché public

Il s’agit là d’un exemple que vous pouvez réutiliser, nous vous encourageons à personnaliser votre sommaire en fonction des demandes faites dans le règlement de consultation de l’appel d’offres, mais aussi des demandes spécifiques faites dans le cahier des charges. Reportez-vous également aux sous critères de notation qui peuvent être une bonne indication dans la construction de votre offre.

Pour un appel d’offres privé, il est indispensable de bien connaître votre client et ses besoins afin de personnaliser votre réponse.

I) Notre compréhension de vos besoins

Il s’agit là de faire un résumé de votre compréhension des besoins après lecture du cahier des charges. L’objectif n’est pas encore d’apporter votre expertise, mais de reformuler afin que votre interlocuteur puisse juger de votre bonne compréhension de ses besoins. Lors d’une formation au cours d’une autre vie professionnelle, le formateur nous indiquait qu’il était important d’aller chercher le besoin « latent ». Il prenait pour exemple la vente d’une voiture par un commercial. Le vendeur a répondu à toutes ses demandes : voiture spacieuse, climatisation, ordinateur de bord, etc. Pourtant il n’avait pas pensé à son besoin « latent », qui était la boule d’attelage afin de ramasser les feuilles la saison venue. Votre objectif n’est pas de mettre en avant le besoin latent au moment de la compréhension des besoins dans un appel d’offres publics, mais de répondre au cahier des charges. Le risque étant que, si vous êtes trop technique, le technicien en charge de l’analyse de votre offre ne comprendra rien et pourra vous pénaliser.

II) Présentation de notre entreprise

​​​​​​a) Qui sommes-nous ?

Nous vous conseillons de ne pas trop en écrire sur votre société. Rédiger un maximum de 2 pages afin que l’on comprenne ce que vous faites et pourquoi vous êtes légitimes sur ce marché. Vous pouvez joindre une présentation plus complète dans le dossier de candidature de votre société afin de présenter vos capacités techniques. Nous avons pour habitude de mettre en avant 3 à 4 points clefs pour nos clients, comme : le chiffre d’affaires, les effectifs globaux, l’ancienneté de la société dans le métier, son expertise, etc. Faites également un rapprochement de vos axes de différenciation avec les besoins du marché cités en première partie. Nous utilisons fréquemment une infographie dans ce cadre permettant de présenter rapidement une société, apportant également une meilleure lisibilité de votre offre. 

 

b) Notre organigramme spécifique pour votre marché

L’organigramme doit également être approprié pour le marché en question. L’objectif est de mettre en évidence votre organisation spécifique pour le marché, il n’est pas nécessaire de faire un organigramme incluant vos partenaires commerciaux et supports tels que votre cabinet comptable et les experts qui peuvent vous accompagner. Bien entendu, si ces personnes ont une valeur ajoutée pour le marché en question cela a du sens de les intégrer, autrement cela ne sert à rien d’alourdir votre présentation. Mettez en évidence les interlocuteurs clefs pour la bonne exécution du marché en question. Si vous le pouvez, ajoutez des photos des personnes qui rendent moins impersonnelles votre mémoire technique, ainsi que les coordonnées des encadrants (à minima).

III) Présentation de nos moyens humains

a) Présentation de nos encadrants pour votre marché

Nous avons pour habitude de mettre en avant les CV de nos encadrants qui interviendront pour le marché en question. Nous voyons souvent des CV qui sont copiés/collés dans cette partie, généralement incomplets et qui donne l’air d’un sapin de Noël à votre mémoire technique.

Nous vous conseillons de créer dans un premier temps une trame type pour les CV de vos encadrants, puis de les utiliser systématiquement afin de permettre une cohérence au niveau de la lecture de votre mémoire technique.

Nous intégrons couramment les missions qui seront réalisées dans le cadre du marché par l’encadrant. Il n’est pas nécessaire de présenter tout le monde dans cette partie, mais uniquement les personnes qui interviendront pour le marché. L’articulation entre les différents intervenants peut également avoir un impact dans cette partie.

 

b) Notre encadrant « terrain » dédié pour votre site

Vous pouvez garder ici la présentation CV type utilisée pour vos encadrants. L’objectif est de mettre en avant la personne qui sera en charge de l’encadrement sur le terrain des opérations. Il peut s’agir d’un Chef d’Equipe, d’un Responsable d’Exploitation, d’un Conducteur de Travaux, d’un Responsable de Chantier, etc.

En fonction de votre activité il est important de présenter cette personne et le rôle essentiel qu’il aura dans le cadre du marché.

 

c) Nos équipes dédiées pour votre marché

Ici, il faut présenter le personnel œuvrant dédié pour le marché en question. Soyez un peu plus concis que pour la présentation de vos encadrants, ne faites pas des CV à rallonge, il suffit de mettre une photo de la personne, ses diplômes et certifications, son expérience dans le métier et ses références. Un opérationnel peut être présenté sur 5 lignes, l’objectif étant de répondre à la demande de l’Acheteur.  Une fois les profils présentés, listez également leur rôle dans le cadre du marché sur lequel vous vous positionnez.

N’hésitez pas à compléter vos effectifs avec du personnel mobilisable par vos soins, il peut s’agir d’employés travaillant régulièrement pour vous, de sous-traitants, etc. Le sous-traitant devra également être déclaré dans le cadre d’un DC4 et aussi via un DC2.  

Votre objectif est de prouver que vous disposez de ressources humaines suffisantes pour mener à bien le marché.

 

d) Diplômes et certifications de nos effectifs

Si le pouvoir adjudicateur vous le demande vous devez ici fournir les diplômes et certifications de vos effectifs. Si ce n’est pas nécessaire, nous vous conseillons de mettre une note sur votre mémoire technique renvoyant aux éléments de candidatures. Ainsi, vous pourrez créer un dossier complet avec tous les diplômes dans le dossier de candidature n’alourdissant pas votre mémoire technique.

IV) Présentation de nos moyens matériels

a) Nos véhicules disponibles

Faites une présentation de vos véhicules qui seront utilisés dans le cadre du marché. Il est important de mettre une photo de ces véhicules. Il peut s’agir de voitures, de trottinettes (électriques), de triporteur, de vélos, de camions, d’engins spécifiques, etc.

Mettez en avant les informations importantes pour mettre en évidence vos capacités techniques nécessaires pour le marché. N’hésitez pas à mettre également en avant les « petits plus » de ces outils, il peut s’agir du faible kilométrage de vos véhicules, de vos contrats d’entretiens, des aspects écologiques, etc.

 

b) Nos autres outils

Nous vous conseillons de lister ici les tâches à effectuer dans le cadre du marché et de présenter le matériel utilisé en face. Vous pouvez mettre une photo du matériel si vous disposez de photos de qualité, sinon contentez-vous de lister le matériel. Les fiches techniques du matériels seront également insérées si cela est demandé dans le règlement de consultation, sinon, nous vous conseillons de mettre les fiches en annexes afin de ne pas alourdir votre mémoire.

Dernier point important, ne faites pas un copier/coller des fiches techniques, préférez une présentation des fonctionnalités des outils dans le cadre de votre marché.

 

c) Autant de chapitre que de catégorie de matériel

Vous pouvez créer autant de sous titres que de moyens techniques qui seront utilisés pour la réalisation du marché dans ce chapitre. Vous pouvez par exemple présenter les Equipements de Protection Individuelle (EPI), les outils de manutention, les logiciels à disposition, vos locaux s’ils sont un atout pour le marché …

V) La méthodologie appliquée

a) La préparation au démarrage

Il est important de montrer que vous êtes prêts et organisés pour le marché sur lequel vous postulez. Tout entrepreneur, petit ou gros, est structuré et doit préparer à minima son travail avant de commencer sa prestation. Rien de plus compliqué dans ce chapitre, lister de façon simple les prérequis nécessaires afin de démarrer les prestations. La présentation sur votre mémoire technique doit elle aussi rester simple, retenez le « KISS » : « Keep It Simple and Stupid ». Vous pouvez par exemple faire un tableau afin de présenter les différentes étapes nécessaires pour préparer le marché, puis ensuite ajouter les dates auxquels chaque étape sera réalisée.

S’il existe des étapes un peu plus complexes, n’hésitez pas à développer ces points plus en détail dans des sous-titres supplémentaires.

 

b) La réalisation des prestations

Ce chapitre est le plus complexe selon moi.

Vous devez lister toutes les tâches et missions qui seront réalisées afin de mener à bien le marché. Dans le BTP, il sera souvent nécessaire de « coller » à un planning mentionné dans le cahier des charges. N’hésitez donc pas à ajouter des dates pour chaque « phase » que vous réaliserez et de mentionner les interactions avec les autres corps de métier. En tout cas, respectez la chronologie des tâches qui seront effectuées dans votre présentation.

Faites un sous-titre pour chaque grande phase de chantier et numérotez les sous titres. Expliquez ensuite chaque phase dans le détail.

Essayez de vulgariser vos propos afin que tout soit compréhensible par un néophyte et surtout d’ajouter des photos qui permettent de voir plus clair. Il peut s’agir de photos prises sur d’autres chantiers par exemple.  

Pour les métiers de service, nos clients bloquent souvent sur ce chapitre. Il est en effet parfois compliqué d’expliquer tâche par tâche comment la mission va se réaliser. Appliquer le KISS également ici : faites simple !

Afin de ne pas rendre votre mémoire technique illisible, n’hésitez pas à créer vos procédures sous forme de schéma dans un premier temps, puis à expliquer toutes les étapes du schéma en dessous. La numérotation de vos procédures apportera également une meilleure lisibilité à votre mémoire technique.

Vous devez préciser également quel moyen technique vous utiliserez dans ce chapitre et qui effectuera quelle tâche. Référez-vous au cahier des charges pour être sûr de ne pas dérouler votre méthode sans tenir compte des demandes effectuées par votre prospect.

 

c) La qualité des prestations

Après l’explication de votre savoir-faire vous devez maintenant expliquer comment vous allez contrôler le travail accompli. Listez les différentes procédures qualité que vous mettrez en place afin de respecter le cahier des charges, il peut s’agir de contrôles externes ou de contrôles effectués par vos équipes internes. Si vous êtes certifiés ISO 9001 vous pouvez également préciser que toutes vos procédures le sont ce qui renforcera la qualité perçue de vos prestations.

Pour des prestations de services « récurrentes » il est nécessaire de présenter à quelle fréquence vous allez effectuer des contrôles de votre prestation, n’hésitez pas à proposer un échéancier qui correspond au cahier des charges ou qui est issu de vos procédures.

Vos outils de contrôles internes (s’ils existent) peuvent également être présentés ici. Il faut toujours écrire et prouver vos dires : par exemple, si vous utilisez un logiciel de contrôle interne, faites-en une capture d’écran et insérez là dans ce chapitre.

Enfin, pour ce chapitre, mentionnez vos engagements en cas de mauvaise qualité, ça peut arriver, personne n’est parfait, par exemple : le recours à une garantie, la mise en place d’un plan d’actions, le « dépannage H24 », etc.

 

d) La sécurité

Ce chapitre est incontournable dans les métiers du BTP. Il faut ici expliquer quelles mesures seront prises afin de mener à bien les opérations en toute sécurité. Vous avez normalement des procédures qui sont clairement définies si vous êtes dans le BTP. Il est très important de se projeter sur le chantier à venir et d’identifier les « risques » lors de la visite de site par exemple. Ensuite, dans votre mémoire technique, vous préciserez les mesures qui seront prises pour prévenir ces risques. Il y a des risques génériques qui sont liés à votre métier, il faut également les lister ici et indiquer les mesures prises au sein de votre société contre ceux-ci.

Vous pouvez rappeler les moyens techniques (EPI) qui permettent de concourir à la sécurité des salariés ici.

Pour les métiers de services, la sécurité est également un enjeu important. Vous devez également décrire tout ce qui est mis en place et qui permettra à vos salariés de travailler en toute sécurité sur le site. Par exemple, les tenues, gants, chaussures de sécurité, casques, etc.  

N’hésitez pas à présenter un extrait de votre plan de prévention dans ce chapitre, de votre manuel QSE et tout autre document qui sera utilisé dans le cadre du marché.

 

VI) La Responsabilité Sociale et Environnementale

Elle devient indispensable et sera obligatoirement un critère de notation dans les marchés publics d’ici 2025. Nous voyons d’ores et déjà une grande majorité des appels d’offres où il est nécessaire de développer ces chapitres, qu’ils soient publics ou privés.

Il s’agit de présenter ici les mesures mises en place au sein de votre société au niveau social et environnemental. Si rien n’est fait, il n’est pas trop tard !

Avec un peu de volonté vous pouvez commencer à vous structurer pour apporter vous aussi votre pierre à l’édifice. Nous débordons d’idées à mettre en place au sein de nos PME, nous vous invitons à nous contacter si vous souhaitez en discuter avec nous.

Il devient urgent d’agir, nous ferons tout pour vous aider sur ce chapitre 😊

VII) Les bonnes raisons de nous retenir pour votre marché

Ce chapitre n’est pas obligatoire, si l’Acheteur vous laisse libre cours, prenez le temps de conclure. Soyez synthétique et listez de nouveau les besoins que vous avez identifiés ainsi que les réponses que vous y apportez. Il ne s’agit pas de développer de nouveau les éléments présentés plus haut, mais plutôt de mettre en avant les bénéfices qu’auront vos lecteurs à travailler avec vous.

écrit le sam 22/01/2022 - 10:49 Michaël