Exemple de mémoire technique pour une prestation de service (sécurité, sûreté, gardiennage, nettoyage, BTP…)

Aussi nommé “note technique”, le mémoire technique est un document à joindre à votre réponse à des marchés publics. Souvent obligatoire, il permet aux entreprises candidates à un marché public de justifier de la valeur technique de son offre tout en mettant en lumière ses compétences.

Les candidats qui utilisent un modèle pré-construit de mémoire technique peuvent s’exposer à un risque. En effet, les acheteurs publics n’apprécient généralement pas que ce document n’ait pas été personnalisé et adapté à leur demande. Ils peuvent donc écarter une candidature pour cette raison, en la pénalisant. 

Exemple de mémoire technique PDF
 

Après avoir réalisé plus de 1000 mémoires techniques pour nos clients entreprises, nous vous déconseillons vivement d’utiliser une trame ou un exemple tout prêt de mémoire technique en PDF.

De nombreuses personnes recherchent ce type de modèle en ligne, et finissent par être déçues. Une trame Word ou PDF de mémoire technique ne vous aidera pas à répondre efficacement à la consultation de l’acheteur public.

Rédiger un mémoire technique pour répondre à un appel d'offre n’est pas une tâche simple ! Par ailleurs, c’est extrêmement chronophage. 

Réaliser un mémoire technique efficace implique :

• de passer du temps à faire l’analyse et à comprendre le besoin de l’acheteur public
• de faire le lien entre son besoin et votre offre
• de personnaliser l’ensemble des arguments à partir des éléments issus de l’analyse
• de créer un document complet
• d’organiser et de bien présenter l’ensemble de vos documents
   

Au vu du temps et des ressources nécessaires pour réaliser un bon mémoire technique, il n’est pas étonnant que des entreprises fassent confiance à des prestataires dédiés, comme Simply’AO.

Simply’AO est un conseil extérieur, expérimenté dans le domaine des réponses aux appels d'offres.

Le mémoire technique est le document qui vous permettra de « vendre » votre solution sur le papier.

Il doit être personnalisé pour chaque appel d’offres en fonction de votre entreprise et du cahier des charges. Ainsi, les données liées à votre entreprise peuvent être réutilisées d’un appel d’offres à un autre, les solutions techniques, elles, doivent être personnalisées en fonction du cahier des charges. Si les données liées à votre société peuvent être réutilisées pour répondre à plusieurs marchés publics, les solutions techniques, en revanche, seront à personnaliser et à adapter en fonction du cahier des charges.
 

Exemple de sommaire type pour un mémoire technique
 

Ci-dessous, nous détaillons un exemple que vous pouvez réutiliser. Toutefois, nous vous encourageons à toujours personnaliser votre sommaire, en fonction des demandes faites dans le règlement de consultation de l’appel d’offres, mais aussi des demandes spécifiques décrites dans le cahier des charges.

Reportez-vous également aux sous critères de notation, qui peuvent être une bonne indication dans la construction de votre offre.

NB : Pour un appel d’offres privé, il est indispensable de bien connaître votre client et ses exigences afin de personnaliser votre réponse.
 

Rubrique “Notre compréhension de vos besoins”
 

Dans cette rubrique, faites un résumé de votre compréhension des besoins, après lecture du cahier des charges.

L’objectif n’est pas encore d’apporter votre expertise, mais de reformuler afin que votre interlocuteur puisse juger de votre bonne compréhension de ses attentes et de ses exigences.

Chapitre “Nos encadrants pour votre marché”
 

Chez Simply’AO, nous avons pour habitude de mettre en avant les CV des encadrants qui interviendront pour le marché en question.

Nous intégrons couramment les missions qui seront réalisées, au cours de l’exécution, par l’encadrant. Il n’est pas nécessaire de présenter tout le monde dans cette partie, mais uniquement les personnes qui interviendront pour le marché.

L’articulation entre les différents intervenants peut également avoir un impact dans cette partie.

Rubrique “Présentation de notre entreprise”
 

Chapitre “Nos véhicules disponibles”
 

Listez les tâches à effectuer dans le cadre du marché et présentez le matériel utilisé en face.

Vous pouvez mettre une photo du matériel si vous disposez de photos de qualité. Si non, contentez-vous de lister le matériel.

Si cela est demandé dans le règlement de consultation, insérez aussi les fiches techniques du matériel. Sinon, mettez les fiches en annexes afin de ne pas alourdir votre mémoire.

Dernier point important, ne faites pas un copier/coller des fiches techniques, préférez une présentation des fonctionnalités des outils dans le cadre de votre marché.
 

Autant de chapitres que de catégories de matériel
 

Dans cette rubrique, créez autant de sous-titres que de moyens techniques qui seront utilisés pour la réalisation du marché.

Parmi les chapitres possibles, vous pouvez par exemple présenter les Équipements de Protection Individuelle (EPI), les outils de manutention, les logiciels à disposition, vos locaux s’ils sont un atout pour le marché, etc.

Rubrique “La méthodologie appliquée”
 

Chapitre “La préparation au démarrage”
 

Il est important de montrer que vous êtes prêts et organisés pour le marché auquel vous postulez. Tout entrepreneur, petit ou gros, est structuré et doit préparer a minima son travail avant de commencer sa prestation.

Dans ce chapitre donc, listez de façon simple les pré-requis nécessaires afin de démarrer les prestations.

S’il existe des étapes un peu plus complexes, n’hésitez pas à développer ces points plus en détail dans des sous-titres supplémentaires.

Chapitre “La réalisation des prestations”
 

Ce chapitre est très important et il ne faut pas le négliger.
Listez toutes les tâches et missions qui seront réalisées afin de mener à bien le marché public. 
 

Dans le Bâtiment & Travaux Publics :

Dans le domaine du bâtiment, il sera souvent nécessaire de « coller » à un planning mentionné dans le cahier des charges. N’hésitez donc pas à ajouter des dates pour chaque « phase » que vous réaliserez et de mentionner les interactions avec les autres corps de métier. En tout cas, respectez la chronologie des tâches qui seront effectuées dans votre présentation.

Faites un sous-titre pour chaque grande phase de chantier et numérotez-les sous-titres. Expliquez ensuite chaque phase dans le détail.

Essayez de vulgariser vos propos afin que tout soit compréhensible par un néophyte et surtout d’ajouter des photos qui permettent d’y voir plus clair. Il peut s’agir de photos prises sur d’autres chantiers par exemple. 
 

Dans les métiers de service :

Pour les métiers de service, nos clients bloquent fréquemment sur ce chapitre. Il est en effet compliqué d’expliquer tâche par tâche comment la mission va se réaliser. Appliquez le KISS également ici : faites simple !

Afin de ne pas rendre votre mémoire technique illisible, n’hésitez pas à créer vos procédures sous forme de schéma dans un premier temps, puis à expliquer toutes les étapes du schéma en dessous. La numérotation de vos procédures apportera par ailleurs une meilleure lisibilité à votre mémoire technique.

Vous devez préciser également quel moyen technique vous utiliserez et qui effectuera quelle tâche.

N’oubliez pas : référez-vous toujours au cahier des charges pour être sûr de ne pas dérouler votre méthode sans tenir compte des demandes effectuées par votre prospect.

Chapitre “La qualité des prestations”
 

Après l’explication de votre savoir-faire, vous devez maintenant expliquer comment vous allez contrôler le travail accompli.

Listez les différentes procédures qualité que vous mettrez en place afin de respecter le cahier des charges, il peut s’agir de contrôles externes ou de contrôles effectués par vos équipes internes. Si vous êtes certifiés ISO 9001, vous pouvez aussi préciser que toutes vos procédures le sont, ce qui renforcera la qualité perçue de votre prestation.

Pour des prestations de services « récurrentes » il est nécessaire de présenter à quelle fréquence vous allez effectuer des contrôles de votre prestation, n’hésitez pas à proposer un échéancier qui correspond au cahier des charges ou qui est issu de vos procédures.

Vos outils de contrôles internes (s’ils existent) peuvent également être présentés ici. Il faut toujours écrire et prouver vos dires : par exemple, si vous utilisez un logiciel de contrôle interne, faites-en une capture d’écran et insérez là dans ce chapitre.

Enfin, mentionnez vos engagements en cas de mauvaise qualité. C’est une situation qui peut arriver, personne n’est parfait. Par exemple : le recours à une garantie, la mise en place d’un plan d’actions, le « dépannage H24 », etc.

Chapitre “La sécurité”
 

Ce chapitre est incontournable dans les métiers du BTP. Il faut ici expliquer quelles mesures seront prises afin de mener à bien les opérations en toute sécurité.

Vous avez normalement des procédures qui sont clairement définies si vous œuvrez dans le secteur du bâtiment ou des travaux publics. Il est très important de se projeter sur le chantier à venir et d’identifier les « risques » lors de la visite de site par exemple.

Ensuite, dans votre mémoire technique, vous préciserez les mesures qui seront prises pour prévenir ces risques. Il y a des risques génériques qui sont liés à votre métier, il faut également les lister ici et indiquer les mesures prises au sein de votre société contre ceux-ci.

Vous pouvez rappeler les moyens techniques (EPI) qui permettent de prévenir tout danger que courraient les salariés ici.

Pour les métiers de services, ce sujet est également un enjeu important. Vous devez également décrire tout ce qui est mis en place et qui permettra à vos salariés de travailler en toute sécurité sur le site. Par exemple, les tenues, gants, chaussures de sécurité, casques, etc. 

N’hésitez pas à présenter un extrait de votre plan de prévention dans ce chapitre, de votre manuel QSE et tout autre document qui sera utilisé dans le cadre du marché.

Rubrique “La Responsabilité Sociale et Environnementale”
 

Elle devient indispensable et sera obligatoirement un critère de notation dans les marchés publics d'ici à 2025.

Nous voyons d’ores et déjà une grande majorité des appels d’offres où il est nécessaire de développer ces chapitres, qu’il s’agisse de marchés publics ou privés.

Présentez les mesures mises en place au sein de votre société au niveau social et environnemental.

Si rien n’est fait, il n’est pas trop tard !

Vous pouvez commencer à vous structurer pour apporter, vous aussi, votre pierre à l’édifice. Nous débordons d’idées à mettre en place au sein des PME, nous vous invitons à nous contacter si vous souhaitez en discuter avec nous.

Il devient urgent d’agir, nous ferons tout pour vous aider sur ce sujet 😊

Rubrique “Les bonnes raisons de nous retenir pour votre marché”
 

Ce chapitre n’est pas obligatoire. Si l’acheteur vous laisse libre cours, prenez le temps de conclure.

 Soyez synthétique et listez de nouveau les besoins que vous avez identifiés ainsi que les réponses que vous y apportez.

Il ne s’agit pas de développer de nouveau les éléments présentés plus haut, mais plutôt de mettre en avant les bénéfices qu’auront vos lecteurs à travailler avec vous.

À retenir : 5 conseils clés pour réussir votre mémoire technique
 

1. Personnalisez votre mémoire technique pour répondre précisément au besoin de l’acheteur public (ou pouvoir adjudicateur). Ajoutez tout justificatif important.
2. La forme importe autant que le fond : rendez votre mémoire technique agréable à lire en organisant parfaitement les informations, en ajoutant des illustrations (photos de matériels, portraits de l’équipe, infographies…).
3. KISS !! Keep It Simple and Stupid : si vous ne savez pas comment présenter un argument ou une information, optez toujours pour la manière la plus simple. Pas de “bla bla” inutile pour remplir vos documents. Les lecteurs de votre dossier de candidature vous en seront reconnaissants, car cela facilite la gestion des candidatures.
4. Pensez comme un commercial : répondez aux demandes exprimées, mais aussi au besoin latent, de l’acheteur public.
5. Enfin, ne négligez aucun des critères détaillés dans la consultation des acheteurs publics.