Si vous avez déjà répondu à un appel d’offres, vous avez certainement déjà pensé au scénario catastrophe d’un bug informatique qui vous empêcherait de candidater normalement, après des heures passées à perfectionner votre proposition. Pour éviter ce genre de déconvenues, il vous suffit :
Cette semaine, Simply’AO vous dit tout sur la copie de sauvegarde.
Dans le cadre des appels d’offres publics, la copie de sauvegarde est un double de l’ensemble de votre dossier de réponse adressé à l’acheteur. Elle est destinée à limiter le risque de perte et dommages potentiels à votre offre et/ou candidature en l’isolant du support à partir duquel la proposition a été créée puis déposée. Cette copie de sauvegarde ne sera utilisée que dans certains cas de figures précis.
Ainsi, votre copie de sauvegarde est une « assurance » au cas où votre proposition soit inutilisable. Sa création peut prendre plus ou moins de temps en fonction du format que vous choisissez, mais elle peut se révéler d'une utilité précieuse si un problème informatique survient. Cette précieuse copie pourrait vous sauver la mise et faire en sorte que vos efforts et le temps consacré à l’élaboration de votre réponse à l’appel d’offres ne soient pas vains.
Si la transmission de votre réponse à l’appel d’offres s’est déroulée avec succès, votre copie de sauvegarde ne sera pas utilisée. Cette dernière ne sera ouverte que sous certaines conditions, strictement définies par les 8 articles de l’arrêté du 22 mars 2019 :
Selon le code de la commande publique, la copie de sauvegarde doit remplir certaines conditions pour être considérée comme recevable par l’acheteur :
Plusieurs formats de copie de sauvegarde sont possibles.
Vous pouvez remettre votre copie de sauvegarde à l’acheteur sous format papier, dans un dossier clos et nommé lisiblement « copie de sauvegarde ». Ce dossier comportera tous les éléments inclus dans votre proposition.
Deux options se présentent pour transmettre ce dossier papier :
Vous pouvez également opter pour l’envoi d’un support physique électronique tel qu’une clé USB, un CD-Rom, ou encore un DVD-ROM. Cela vous permettra un gain de temps à la photocopieuse, ainsi qu'une économie en frais d'envois, une clé USB étant moins lourde qu'un dossier entier de réponse à un appel d’offres d'une centaine de pages. Un fois encore, le support doit être placé dans un pli fermé sur lequel il est indiqué « copie de sauvegarde », et envoyé à l’acheteur dans les délais impartis.
Depuis le 14 avril 2023, dans le but de simplifier les démarches liées aux appels d’offres, le code de la commande publique autorise les candidats à déposer une copie de sauvegarde par voie électronique. Néanmoins, il est nécessaire d’attendre un peu pour découvrir les modalités exactes et l’adaptation des profils acheteurs afin de pouvoir déposer votre copie de sauvegarde de façon dématérialisée.
De plus, contrairement aux deux solutions précédentes qui impliquent l’achat d’un dispositif électronique ou des frais d’impression, il ne vous en coutera rien de plus et le dépôt sera immédiat. C’est également la solution la plus écologique. En revanche, la nécessité de posséder un matériel informatique fiable est d’autant plus importante ici. En effet ; une copie de sauvegarde est totalement inutile si elle est touchée par le même problème informatique que votre proposition originale. L’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux exigences minimales des moyens de communication électronique utilisés dans la commande publique fixe les règles de transmission des réponses aux appels d’offres publics, notamment des copies de sauvegarde.
Vérifiez bien dans les documents du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), que l’acheteur vous autorise explicitement à avoir recours à ce mode de transmission de copie de sauvegarde. S’il n’en fait pas mention, il n’acceptera pas ce format de copie de sauvegarde.
A la fin de l’examen des propositions, deux possibilités se présentent ;
Vous connaissez désormais tout ce qu’il y a à savoir concernant la copie de sauvegarde :)
Alors que de nombreux soumissionnaires aux appels d’offres la considèrent comme un détail car elle est facultative et que sa production peut s’avérer chronophage, elle est essentielle car elle peut vous éviter d’être éliminé en cas de problème informatique qui ne serait pas de votre ressort. Chez Simply’AO, puisque l'appel d'offres est notre coeur de métier, nous n'utilisons pas de copie de sauvegarde et nous soumettons tous nos dossiers de réponses aux appels d’offres à un antivirus. 100% de nos offres ont d'ailleurs été analysées par les acheteurs en 2022.
Lors de la production de la copie de sauvegarde, il est important d’y inclure tous les documents de votre proposition. En effet, en cas d’ouverture de cette copie, elle se substituera à votre proposition originale. S’il manque un document, et même s’il est présent dans le dossier de réponse, votre candidature sera éliminée. Enfin, la possibilité de déposer électroniquement la copie de sauvegarde, lorsque l’acheteur l’autorise, permet un gain de temps et une économie d’argent.
Vous candidatez sur les marchés publics ? Consultez notre article Les 10 règles d'or pour gagner un appel d'offres public pour augmenter vos chances de gagner votre appel d’offres.
Article écrit par Sophie de Simply'AO