Les appels d’offres représentent une réelle opportunité de croissance pour les entreprises françaises et européennes. De plus, ces marchés publics jouent un rôle vital dans la stimulation de l'innovation, la création d'emplois et le développement économique du pays et donc de l’Union Européenne. Cependant, avant 2014, les obstacles administratifs et la complexité des procédures pouvaient constituer un frein à la participation des entreprises, en particulier des PME, aux appels d’offres au sein de l'UE, notamment à l’étranger.
Ainsi, en 2016, la commission européenne a mis en place un formulaire papier dans le but de simplifier et d’uniformiser les démarches des candidats aux appels d’offres dans l’UE ; le DUME.
Simply’AO démystifie la commande publique pour les entreprises et s’attaque ici à un élément phare de la candidature dans un appel d’offres : le DUME.
DUME est l’acronyme de Document Unique de Marché Européen., également nommé ESPD en anglais (European Single Procurement Document). La version papier du DUME a été mise en place en 2016 par la commission européenne pour harmoniser les démarches entre les pays membres de l’UE et faciliter la candidature aux appels d’offre. Depuis le 1er avril 2018, le DUME papier n’est plus utilisable, il a été remplacé par sa version électronique.
Ainsi, en France, le DUME est l’équivalent des formulaires de déclaration du candidat, à savoir le DC1, DC2 et DC4 lors de la soumission à un appel d’offres. Ils sont utilisés au stade de la candidature pour déclarer leurs capacités juridiques, économiques et professionnelles.
Les formulaires DC1, DC2 et DC4 ont chacun un rôle spécifique dans l’examen des candidatures par l’acheteur public.
Le DUME offre plusieurs avantages aux candidats aux appels d’offres, mais également aux acheteurs publics.
L’utilisation du DUME dans vos candidatures aux appels d’offres peut vous faire gagner du temps. En effet, lors de la première utilisation du DUME, l’opération prend une dizaine de minutes. Si vous le sauvegardez au bon format, vous pourrez le charger pour le réutiliser, le modifier, et même le fusionner lors de vos soumissions suivantes, même s’il s’agit d’un appel d’offre pour un autre acheteur.
Les formulaires DC1, DC2 et DC4 quant à eux ne sont pas réutilisables d’une candidature à une autre. Il vous faudra recopier vos informations à chaque soumission.
Pour l’acheteur, le DUME représente également un gain de temps car il lui permet de visualiser en un instant si les différentes réponses des candidats sont conformes ou non à ses exigences.
Lorsque l’opérateur économique renseigne son SIRET dans le DUME, certaines de ses informations peuvent se remplir automatiquement (dénomination sociale, adresse...). De plus, une fois que le candidat a renseigné un document à l’administration, cette dernière le sauvegarde pour les démarches à venir.
Par ailleurs, l’acheteur peut personnaliser le DUME en définissant les critères de sélection à remplir par les opérateurs économiques, ainsi que les documents à fournir via la plateforme en ligne. Ainsi, les candidats ne seront pas tenus de renseigner les informations que l’acheteur n’utilisera pas pour les départager.
Vous l’aurez compris, le DUME représente un gain de temps à la fois pour les candidats, mais également pour les acheteurs.
La création du DUME facilite la réponse aux appels d’offres dans les autres pays membres de l’UE. En effet ; cette initiative uniformise les procédures d’appels d’offres en Europe en permettant de candidater pour n’importe quel marché et ce, sur tout le territoire européen. Ainsi, un opérateur économique situé non loin des frontières européennes aura plus de facilité à candidater à l’étranger sans se heurter à la difficulté des procédures diverses.
A chaque fois que vous répondez à un appel d’offre, votre candidature doit obligatoirement être accompagnée des formulaires de déclaration spécifiques permettant d’évaluer votre situation juridique et économique.
Les acheteurs sont tenus d’accepter la candidature des soumissionnaires à l’aide du DUME électronique, à l’exception des marchés de défense et de sécurité. Comme toujours assurez-vous de bien lire le Règlement de Consultation pour vous adapter aux demandes de l’acheteur qui évaluera votre proposition et ne pas faire de faux-pas. Dans le cas où la candidature par le biais du DUME ne soit pas possible, vous devrez quand même produire les formulaires DC1 et DC2.
Lors d’une réponse à un appel d’offres en groupement, 2 possibilités s’offrent à vous quant à votre candidature. Vous pouvez produire :
Ou
Ne vous trompez pas, vous risqueriez d’être éliminés de la procédure !
En tant que conseillers en appels d’offres, nous avons conscience que les démarches administratives à réaliser lors du montage du dossier de candidature aux marchés public peuvent décourager plus d’une entreprise. Toutefois, il n’est pas compliqué de remplir un DUME, même lorsque l’on débute. Voici la marche à suivre pour vous assurer de remplir correctement votre DUME :
Attention : veillez à bien fournir le format PDF et XML à l’acheteur lors du dépôt de votre candidature à l’appel d’offre ! En analysant les réponses des candidats, l’acheteur utilisera le format XML.
Rendez-vous sur le site internetLe DUME est l’alternative aux déclarations du candidats DC1, DC2 et DC4.
Les formulaires DC1, DC2 et DC4, ou leur équivalent DUME permettent aux opérateurs économiques de déclarer leurs capacités lors d’un appel d’offres. Il s'agit d'une déclaration sur l’honneur harmonisée et générée sur la base d’un questionnaire administratif type.
Le DUME représente un gain de temps à la fois pour les acheteurs et les candidats aux appels d’offres. Il permet de plus une simplification des démarches administratives et répond à la volonté de consolider et de faciliter le marché européen, créant ainsi un « espace Schengen administratif dématérialisé » et spécifique aux marchés publics.
Si vous n’avez toujours pas envie de produire votre DUME malgré tous nos efforts pour vulgariser les appels d’offre, n’hésitez pas à faire appel à Simply’AO pour externaliser votre candidature à l’appel d’offres ! 😉
Article rédigé par Sophie, de Simply'AO