La qualité de votre réponse à l'appel d'offres dépendra du temps que vous consacrerez à votre dossier de candidature, ainsi que de votre rigueur et du respect de la procédure.
Vous disposerez globalement d'un mois entre l’identification d'un appel d'offres pertinent pour votre entreprise et la constitution de votre réponse. A partir du moment où vous avez décidé de vous lancer sur les marchés publics, nous vous conseillons de préparer votre dossier de candidature en amont. Ce dernier sera quasi systématiquement le même d’un appel d’offres à un autre. Grâce à cette anticipation, vous ne perdrez pas de temps sur le dossier administratif et pourrez passer plus de temps sur l’offre en elle-même.
Au sujet du dossier de candidature :
Vous pouvez préparer le DUME (Document Unique de Marché Européen) en amont de vos réponses, qui est la forme informatisée de votre dossier de candidature. Une fois que vous l’aurez renseigné, s'il n'est pas pré-rempli par l'acheteur, alors vous pourrez le réutiliser d'un appel d'offres à un autre. Le DUME n'est pas systématiquement requis par les acheteurs mais ils sont tenus de l'accepter.
Par ailleurs, les formulaires DC1, DC2 ... seront quasi identiques à chaque candidature. Nous vous recommandons de préparer un dossier de candidature complet comprenant : une présentation de votre entreprise, vos références, vos attestations de satisfactions, vos certifications, vos moyens humains, vos moyens matériels, un DC1 pré rempli, un DC2 pré remplis. Ainsi, vous gagnerez un temps précieux si vous n'utilisez pas le DUME.
Zoom sur la présentation de vos références :
Anticipez les éléments du dossier de candidature. Par exemple, on vous demandera de communiquer vos références dans la majorité des cas et de les prouver avec des attestations de la part de vos clients !
Préparez une trame permettant de présenter vos références comme demandé dans les marchés publics (Qui ? Quand ? Type de client, public ou privé ? Montant ? Prise de Référence ? etc.). Bien souvent, nos clients ont du mal à se procurer les attestations de satisfaction, par faute de temps de la part de leur client. Vous pouvez préparer les attestations de satisfactions pour vos clients et les solliciter pour qu'ils vous les signent.
Présentation de l'entreprise :
De même, préparez une trame de présentation de vos effectifs ainsi que de vos outils techniques. Il est important de fournir à ce stade les diplômes et titres d’études de votre personnel. Enfin, faites une présentation succincte de votre entreprise que vous pourrez réutiliser pour chaque appel d’offres.
Signature électronique :
Par ailleurs, de plus en plus d'Acheteurs requièrent une signature du dossier par certification électronique. L'obtention d'un tel outil induit plusieurs semaines de délai. Envisagez de vous procurer une signature électronique si vous avez décidé de conquérir les marchés publics.
Créez un dossier spécifique dans votre PC dans lequel vous enregistrerez tous ces éléments liés à la candidature pour ne pas avoir à les chercher le jour J.