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Vous êtes à deux doigts de conclure !

Après tous les efforts donnés pour prouver que vous êtes la société idéale pour l’appel d’offres en question, vous recevez ce coup de fil (ou mail) qui vous apprend que vous faites partie des 3 entreprises « shorts-listées » pour présenter votre offre !

C’est une excellente nouvelle, vous allez pouvoir défendre votre mémoire technique auprès de vos interlocuteurs et potentiellement signer le marché.

L’enjeu est de taille, il est donc primordial de préparer votre présentation, nous allons voir comment :

 

1.       Comprenez les attentes de votre prospect

 

Que l’on soit dans le cadre d’un appel d’offres privé ou public, vous pouvez interroger votre interlocuteur pour avoir plus d’informations au sujet de la soutenance à venir.

Si vous êtes dans le cadre d’un appel d’offres public, le pouvoir Adjudicateur devra bien évidemment respecter l’équité entre les candidats, il est donc conseillé de poser vos questions directement sur le profil Acheteur. Une réponse vous sera apportée si les informations demandées ne sont pas de nature à avantager l’un des concurrents en lice.  

Au sujet des appels d’offres privées, vous avez normalement déjà eu plusieurs contacts avec vos interlocuteurs. Vous les connaissez déjà et eux aussi. Vous êtes beaucoup plus libre dans le cadre privé, vous pouvez donc échanger librement avec vos interlocuteurs pour obtenir plus d’informations afin de préparer votre audition.

 

2.       Quelles questions (se) poser ?  

 

Il est essentiel d’identifier votre auditoire au préalable et d’analyser le rôle de chacun de ses membres, quels sont leurs besoins ? leurs motivations ? quels seront leurs critères de décision ?

Il faut faire preuve de bonne intelligence pour répondre à ces questions mais vous pouvez aussi directement interroger votre prospect : Qui sera présent à la soutenance ? Quels points souhaitez-vous développer en particulier ? Auriez-vous des priorités à voir en soutenance, etc. 

Plus vous aurez d’informations, mieux vous serez préparés !

Il arrive fréquemment, notamment sur les appels d’offres publics (principe d’équité), que les Acheteurs nous proposent directement les points qui seront abordés lors de la soutenance. Tenez-vous-y et respectez dans votre présentation les points qui ont été demandés.

 

3.       Composez votre équipe

 

Dans la plupart des cas, les Chefs d’Entreprises ont la possibilité de venir accompagner !

Préparez votre équipe en fonction de l’auditoire, allez-vous rencontrer le Directeur de site ? L’Acheteur ? le Responsable Technique ? Les trois ? Faites en sorte d’emmener avec vous une équipe adaptée qui sera en mesure de répondre aux besoins de vos interlocuteurs techniques. Si les places sont limitées (raison logistique, épidémique…) votre interlocuteur devrait vous en informer.

Ne « débarquez pas avec l’armée mexicaine ! » 😊 ; Ne venez pas à 4 si vous avez 2 personnes en face de vous. Mieux vaut être en sous-effectif qu’en sureffectif, vous êtes là pour présenter, ECOUTER avant tout et répondre aux questions ou objections présentées.

Un autre point de vigilance est lorsque vous emmenez des « experts » avec vous. Leurs interventions doivent être adaptées et ils doivent intervenir uniquement lorsque vous (Chef d’Entreprise) les solliciter. Le risque encouru est tout simplement une réponse inadaptée aux questions posées.

 

4.       Le support de présentation

 

Le support de présentation n’est pas obligatoire, néanmoins nous conseillons toujours d’en préparer un car il permet de « prouver » les arguments que vous présentez et donne un fil conducteur à votre soutenance. Il sera de toute façon basé sur votre offre, il ne devrait pas y avoir de surprise !

PowerPoint, Canva, vidéos, Keynote sont de mises !

Le but étant d’alléger le contenu de votre offre, pensez à être claire et précis lors de la conception du support. Une dizaine de pages imagées suffit largement, laissez place à votre côté créatif et à l’interaction. On l’a vu plus haut, dans le cadre d’un appel d’offres public suivez le plan communiqué par votre prospect, dans le cadre d’un appel d’offres privé, vous pouvez au choix cibler les points essentiels ou synthétiser toute votre mémoire technique.

Vous devez sélectionner les parties les plus importantes de votre mémoire technique afin d’être le plus clair possible sur votre support, ne présentez surtout pas votre mémoire tel quel, ce-dernier sera beaucoup trop grand et votre auditoire sera perdu sous la masse d’informations.

De plus, n’hésitez pas à vous entraîner en anticipant les questions et objections que pourraient vous poser l’Acheteur, vous gagnerez en fluidité et votre oral sera d’autant plus appréciable.

 

5.       C’est en forgeant qu’on devient forgeron

 

Ce conseil est peut-être le plus important : entraînez-vous !

Si vous êtes « débutant », cela permettra de gagner en confiance et de proposer un discours plus fluide lors de votre soutenance. Si vous êtes « confirmé », entraînez-vous tout de même, relisez à minima les slides la veille, il serait dommage de passer à côté d’un contrat pour manque de préparation.  

Enfin, interagissez avec votre audience ! Même si votre support est très important, ne vous cachez pas derrière celui-ci, soyez au centre de l’attention. Vous devez convaincre l’acheteur (public ou privé) qu’il fera le meilleur choix en travaillant avec vous et votre équipe. Prenez le temps de discuter avec le jury, répondez à ses questions, laissez-le s’exprimer, et montrer de quoi vous êtes capables en mettant en valeur vos connaissances et votre savoir-faire sur le terrain et en termes de management !

Durant la soutenance, il sera important de faire un rapide résumé des besoins et enjeux du client en apportant vos solutions et bénéfices en lien avec ces enjeux ! Dans la même lancée, soyez prêt à répondre aux questions et objections de l’Acheteur. Une soutenance réussie valorisera toujours le côté technique de votre offre et donnera envie au client de travailler avec vous.

Enfin, les tarifs seront abordés en fin de soutenance. Lors des soutenances que nous réalisons avec nos Clients dans le domaine public, nous discutons des prix en fin d’entretien, puis nous recevons un mail via la plateforme Acheteur afin de remettre notre dernière offre ou non. Il existe des procédures de négociations différentes en fonction de la nature de l’appel d’offres public (marché innovant, seuil de publicité, etc.) et il est possible de négocier les quantités, les prix, les délais, etc.

Pour les appels d’offres privés, la discussion du prix est également effectuée en fin de soutenance, elle est très souvent « scellée » par une contre-proposition effectuée par e-mail. Néanmoins, il arrive occasionnellement que vous deviez négocier les tarifs en direct lors des soutenances privées.  

 

En conclusion, les soutenances sont plutôt rares dans le domaine des appels d’offres publics et quasi systématiques pour les appels d’offres privés. Nous pensons qu’elles devraient être obligatoire pour tous les appels d’offres à partir du moment où le seuil de publicité est dépassé, mais ce n’est que notre humble avis 😊.

Nous proposons un service afin d’accompagner nos Clients lors de leurs soutenances, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !

écrit le mer 15/09/2021 - 11:51

Jean