+215 milliards d’euros, c’est le montant annuel de la commande publique en France en 2021. Et ce chiffre est en augmentation constante depuis 2017 (sauf en 2019 à cause de la pandémie).
Cela ne signifie pas que gagner un appel d’offre est simple et rapide.
En effet, répondre aux marchés publics dans l’objectif de gagner un appel d’offre demande une organisation sans faille, et une compréhension fine des besoins des acheteurs publics.
Répondre, c’est bien. Gagner, c’est mieux !
Bien évidemment, avant de pouvoir remporter un appel d'offres public, il faut d'abord commencer par y répondre. Mais encore faut-il avoir connaissance de son existence ! Ainsi, nous vous recommandons de réaliser une veille quotidienne sur les plateformes sur lesquelles sont publiés les appels d'offres. Vous obtiendrez ainsi une visibilité sur les marchés publics à plus de 40K€ dans votre zone de chalandise, et ne manquerez aucune consultation d’entreprises lancée par un acheteur à proximité.
Cette veille peut être totalement gratuite. Si vous ne savez pas encore comment vous y prendre, n'hésitez pas à consulter notre article "comment créer des alertes gratuites pour identifier des marchés publics".
La deuxième manière d’identifier les marchés potentiels pour votre structure est de vous rapprocher des acteurs publics qui vous entourent hors période d’appels d’offres.
Cela vous permettra de vous présenter à eux et de détecter leurs appels d'offres à venir.
De plus, le bénéfice sera double, puisque l'acheteur, dans le cadre de son sourcing, pourra en profiter pour élargir sa base de données ainsi que son expertise "technique", tandis que vous aurez la possibilité de mieux comprendre leurs problématiques. Par ailleurs, vous gagnerez un temps d’avance sur la concurrence et vous cernerez mieux leurs exigences.
D’ailleurs, si ce besoin est inférieur à 40K€ (temporairement 100K€ pour le BTP), vous pourrez potentiellement signer des marchés sans procédure particulière. En effet, les établissements publics ne sont pas tenus d’organiser un appel à la concurrence en dessous de ce seuil.
La troisième manière d’identifier les marchés potentiels pour votre structure, sera de vous rapprocher d’acteurs déjà présents sur les marchés publics. Il arrive fréquemment que certaines structures sous-traitent une partie de leur commande à des confrères ou alors que certaines entreprises souhaitent répondre sous forme de groupement à des marchés publics.
C’est une belle occasion de répondre à une consultation sans prendre trop de risques, pour commencer ou pour renforcer plus rapidement votre activité.
Maintenant que vous connaissez mieux votre marché, il faut cibler ! En effet, en fonction de votre domaine d'activité, vous ne pourrez peut-être pas candidater à tous les appels d'offres disponibles. Mieux vaut se concentrer sur ceux qui vous offrent le plus de chances de succès, plutôt que de candidater à n'importe quoi.
Il s’agira ainsi de sélectionner méthodiquement les appels d’offres les plus appropriés à votre structure.
Voici une liste des critères à prendre en compte :
Pour faire bref, il faut faire preuve de bon sens et réfléchir, avant de s’engager sur un appel d’offres public (ça marche aussi pour le privé).
La qualité de votre réponse à l'appel d'offres dépendra du temps que vous consacrerez à votre dossier de candidature, ainsi que de votre rigueur et du respect de la procédure.
Vous disposerez globalement d'un mois entre l’identification d'un appel d'offres pertinent pour votre entreprise et la constitution de votre réponse. A partir du moment où vous avez décidé de vous lancer sur les marchés publics, nous vous conseillons de préparer votre dossier de candidature en amont. Ce dernier sera quasi systématiquement le même d’un appel d’offres à un autre. Grâce à cette anticipation, vous ne perdrez pas de temps sur le dossier administratif et pourrez passer plus de temps sur l’offre en elle-même.
Vous pouvez préparer le DUME (Document Unique de Marché Européen) en amont de vos réponses, qui est la forme informatisée de votre dossier de candidature. Une fois que vous l’aurez renseigné, s'il n'est pas pré-rempli par l'acheteur, alors vous pourrez le réutiliser d'un appel d'offres à un autre. Le DUME n'est pas systématiquement requis par les acheteurs mais ils sont tenus de l'accepter.
Par ailleurs, les formulaires DC1, DC2 ... seront quasi identiques à chaque candidature. Nous vous recommandons de préparer un dossier de candidature complet comprenant : une présentation de votre entreprise, vos références, vos attestations de satisfactions, vos certifications, vos moyens humains, vos moyens matériels, un DC1 pré rempli, un DC2 pré remplis. Ainsi, vous gagnerez un temps précieux si vous n'utilisez pas le DUME.
Anticipez les éléments du dossier de candidature. Par exemple, on vous demandera de communiquer vos références dans la majorité des cas et de les prouver avec des attestations de la part de vos clients !
Préparez une trame permettant de présenter vos références comme demandé dans les marchés publics (Qui ? Quand ? Type de client, public ou privé ? Montant ? Prise de Référence ? etc.). Bien souvent, nos clients ont du mal à se procurer les attestations de satisfaction, par faute de temps de la part de leur client. Vous pouvez préparer les attestations de satisfactions pour vos clients et les solliciter pour qu'ils vous les signent.
De même, préparez une trame de présentation de vos effectifs ainsi que de vos outils techniques. Il est important de fournir à ce stade les diplômes et titres d’études de votre personnel. Enfin, faites une présentation succincte de votre entreprise que vous pourrez réutiliser pour chaque appel d’offres.
Par ailleurs, de plus en plus d'Acheteurs requièrent une signature du dossier par certification électronique. L'obtention d'un tel outil induit plusieurs semaines de délai. Envisagez de vous procurer une signature électronique si vous avez décidé de conquérir les marchés publics.
Créez un dossier spécifique dans votre PC dans lequel vous enregistrerez tous ces éléments liés à la candidature pour ne pas avoir à les chercher le jour J.
Analysez en détail les éléments constitutifs du Dossier de consultation des Entreprises (DCE). Il s'agit de l'ensemble des pièces produites par l'acheteur qui regroupent toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre au marché.
Vous trouverez notamment :
Ces documents contiennent de nombreuses informations essentielles telles que la nécessité d'effectuer une visite des lieux, le chiffre d'affaires minimum pour pouvoir candidater, la liste des documents à produire et à fournir, et surtout : la date limite de dépôt à respecter... Une lecture attentive de l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et des éléments du DCE est absolument indispensable avant même de commencer à candidater. Pour savoir comment faire, nous vous invitons à lire notre article “Comprendre le dossier de candidature des entreprises dans un appel d’offres public”.
Suivez à la lettre la procédure de dépôt de vos documents. Et bien sûr, en amont, pensez à confier la lecture et la correction de votre dossier à une personne de confiance.
Chez Simply’AO, lorsque nous répondons à un appel d’offres, nous commençons toujours par créer une check-list. Cette procédure interne nous permet garantit de produire une réponse complète et de n'oublier aucun élément. N’hésitez pas à en faire de même !
Préparez votre mémoire technique (découvrez comment préparer un mémoire technique efficace dans le cadre de vos appels d’offres) ou le cadre de réponse technique.
Commencez par construire le plan de votre mémoire technique. Un bon plan vous permettra de développer chacun de vos arguments de façon méthodique et adaptée aux demandes du pouvoir adjudicateur. Le plan est comme la fondation de votre réponse, s’il est à côté de la plaque, vous n’aurez pas les points techniques.
Il y a des choses relativement simples à mettre en place qui permettent de mieux lire votre mémoire technique :
Construire votre offre à plusieurs permet de « sortir la tête du guidon ». Vous allez consacrer du temps à votre dossier d’offres, une bonne organisation vous permettra d’apporter des réponses de qualité.
Par expérience, préférez 4 demi-journées de travail sur un dossier plutôt que 2 jours pleins.
Une erreur que nous voyons souvent : ne parlez pas de votre entreprise comme d’un corps étranger ! Utilisez le terme « nous » afin d’éviter de rendre impersonnelle votre offre.
Encore une fois, anticipez ! Il existe généralement des incohérences dans les tableaux BPU et DQE dans les DCE. Anticiper vous permettra de poser des questions au pouvoir adjudicateur et potentiellement d’obtenir des BPU et DQE à jour.
Mettez-vous à la place de l’Acheteur qui doit juger de la qualité de toutes les offres reçues. Les mémoires techniques que nous concevons chez Simply’AO comptent entre 30 et 80 pages, selon les éléments listés dans le RC. Ainsi, lorsqu’ils analysent les offres, les acheteurs doivent ingérer des centaines de pages.
Une bonne présentation diminue les risques de voir l'Acheteur s'endormir sur votre mémoire, et vous assure de vous démarquer par rapport à vos concurrents.
À celles de votre entreprise, mais aussi à celles de l’Acheteur. Attention, le but n’est pas de faire un sapin de Noël. Votre présentation doit être claire, lisible et professionnelle.
Ajoutez des photos pour prouver que vous possédez le matériel décrit, ajoutez des exemples de cas traités lors de la réalisation d’une prestation, ajoutez des cartes professionnelles, etc. Libre cours à vos idées afin de prouver vos dires. Il faut encore une fois faire preuve de bon sens pour démontrer que vous êtes un candidat au savoir-faire éprouvé.
Vous avez perdu votre premier appel d'offre ? Pas d'inquiétudes, c'est normal ! L'important, c'est d'apprendre de ses erreurs pour s'améliorer la fois d'après. Ce n'est pas le moment de se décourager et de tout envoyer balader. Vous avez fait le plus difficile ; vous connaissez maintenant les procédures à suivre pour répondre à appels d'offres et avez déjà rédigé un mémoire technique, qui pourra être adapté et réutilisé pour les prochaines candidatures.
A partir du moment où l'acheteur vous notifie du rejet de votre candidature, vous disposez d'un délai de 11 jours pour lui envoyer un courrier recommandé afin de lui demander :
Sur la base de ces informations, vous adapterez votre proposition pour vous placer en pole position la prochaine fois !
La dernière règle d'or mais pas la moindre ; confiez votre réponse à un appel d'offres à un professionnel. Constituer un dossier de réponse à un appel d'offres prend du temps, surtout lorsque l'on débute. C'est pourquoi faire appel à un Consultant des marchés publics peut être une solution avantageuse pour :
Les autres entreprises signent des contrats publics. C’est à votre tour !
Aujourd’hui, bon nombre de nos clients n’avaient jusque-là jamais répondu à des appels d’offres et réussissent à remporter des marchés ! Les autres signent, pourquoi pas vous ? C’est le bon moment pour agir !
Gagner un appel d’offre ne s’improvise pas. Faites appel à Simply’AO pour une réponse de qualité, qui respecte le processus et les règles des marchés publics.
Faites appel à Simply’AO pour renforcer vos chances
de remporter des marchés publics
