Succes memoire technique

110 milliards d’euros ! C’est le montant annuel de la commande publique en France en 2019.

Ce chiffre est en augmentation constante depuis 2017.

Ces marchés sont équitablement répartis entre les grands groupes et les PME. Répondre c’est bien, gagner c’est mieux !

Chez Simply’AO, pas de blablas, les appels d’offres sont notre quotidien. Nous connaissons le monde des marchés publics et vous proposons une liste fiable d’étapes à suivre pour optimiser vos chance de succès :

 

L’identification des marchés publics

La première étape est de vous informer ! Il faut connaître votre marché et tous les moyens sont bons pour cela. Il existe différentes manières d’identifier les marchés potentiels pour votre structure.

Pour commencer, nous vous recommandons de réaliser une veille qui peut être totalement gratuite comme présenté sur notre article "comment créer des alertes gratuites pour identifier des marchés publics". 

Vous aurez une visibilité avec une veille active quotidienne sur les marchés publics à plus de 40K€ dans votre zone de chalandise.

Ensuite, n’hésitez pas à vous rapprocher des acteurs publics qui vous entourent hors période d’appels d’offres. Ils vous présenteront leurs « besoins » potentiels en cours ou à venir. Si le besoin est inférieur à 40K€ vous pourrez potentiellement signer des marchés sans procédure particulière.

Enfin, vous pouvez vous rapprocher d’acteurs déjà présents sur les marchés publics. Il arrive fréquemment que certaines structures sous traitent une partie de leur commande à des confrères ou alors que certaines entreprises souhaitent répondre sous forme de groupement.

 

Le ciblage des Appels d'Offres

Maintenant que vous connaissez mieux votre marché, il faut cibler ! Il s’agira de sélectionner méthodiquement les appels d’offres les plus appropriés à votre structure. Quels sont les critères à prendre en compte :

  • Vos qualités techniques : avez-vous suffisamment d’expérience sur le marché auquel vous candidatez ? Comment pouvez-vous le prouver ?
  • Vos références similaires : possédez-vous une expérience similaire vous permettant de mettre en valeur votre savoir-faire ?
  • Vos moyens techniques : Quels sont vos outils techniques pour réaliser le marché demandé ?  
  • Idem pour vos moyens humains, est-ce que vos effectifs actuels vous permettent de faire face à la commande si vous remportez le marché ?
  • Possédez-vous un avantage concurrentiel qui vous permettra de faire la différence sur les aspects tarifaires ? Techniques ? etc.
  • Existe-t-il un risque de dépendance financière si vous remportez le marché ?
     

Pour faire bref, il faut faire preuve de bon sens et réfléchir avant de s’engager sur un appel d’offres publics (ça marche aussi pour le privé).

 

Préparez vous à répondre !

La qualité de votre réponse dépendra du temps que vous consacrerez à votre dossier.

Pour gagner du temps, commencez par préparer le dossier de candidature. Il représente la partie administrative de votre réponse. Il sera quasi systématiquement le même d’un appel d’offres à un autre. Vous pouvez même préparer le DUME en amont de vos réponses, qui est la forme informatisée de votre dossier de candidature.

Si vous préparez ce dossier en amont, le jour où vous aurez ciblé un appel d’offres, vous aurez globalement 1 mois entre l’identification et la constitution de votre réponse, ainsi vous ne perdrez pas de temps sur le dossier administratif et pourrez passer plus de temps sur votre dossier d’offre.

Anticipez les éléments du dossier de candidature. Par exemple, on vous demandera de communiquer vos références dans la majorité des cas et de les prouver avec des attestations de la part de vos clients ! Préparez une trame permettant de présenter vos références comme demandé dans les marchés publics (Qui ? Quand ? Type de client, public ou privé ? Montant ? Prise de Référence ? etc.)

De même préparez une trame de présentation de vos effectifs ainsi que de vos outils techniques. Il est important de fournir à ce stade les diplômes et titres d’études de votre personnel. Enfin, faites une présentation succincte de votre entreprise que vous pourrez réutiliser pour chaque appel d’offres.

Enfin, mettez en place sur votre PC un dossier appel d’offres où vous enregistrerez tous ces éléments liés à la candidature. Ainsi, le jour J vous n’aurez pas à chercher les éléments.

 

Faites votre offre sur mesure pour chaque appel d’offres.
 

Analysez en détail les éléments du DCE.

Pour savoir comment, nous vous invitons à lire notre article ici.

La création de la « check-list »

Lorsque nous répondons à un appel d’offres nous commençons toujours par créer ce document chez Simply’AO. Cette procédure interne nous permet d’avoir un fil conducteur pour apporter une réponse complète.

Préparez votre mémoire technique ou le cadre de réponse technique

Commencez par construire le plan de votre mémoire technique. Un bon plan vous permettra de développer chacun de vos arguments de façon méthodique et adaptée aux demandes du pouvoir adjudicateur. Le plan est comme la fondation de votre réponse, s’il est à côté de la plaque vous n’aurez pas les points techniques

Adaptez vos titres.

Il y a des choses relativement simple à mettre en place qui permettent de mieux lire votre mémoire technique :

  • Numérotez vos titres
  • Classez-les en différents niveaux, utilisez les niveaux hiérarchiques de Word – Titre 1, Titre 2, etc.
  • Personnalisez les Titres de Word pour donner de la cohérence à votre mémoire
  • Normalement, lorsque vous aurez créé vos titres comme indiqué vous aurez déjà une vision de la clarté de votre future mémoire technique
     

Adaptez les couleurs de votre mémoire technique

A celles de votre entreprise mais aussi à celles de l’Acheteur. Attention le but n’est pas de faire un sapin de Noël. Votre présentation doit être claire et lisible.

Illustrez vos propos :

Ajoutez des photos pour prouver que vous possédez le matériel décrit, ajoutez des exemples de cas traités lors de la réalisation d’une prestation, ajoutez des cartes professionnelles, etc. Libres cours à vos idées afin de prouver vos dires. Il faut encore une fois faire preuve de bon sens pour démontrer que vous êtes un candidat au savoir-faire éprouvé.

Entourez-vous des bonnes personnes !

Construire votre offre à plusieurs permet de « sortir la tête du guidon ». Vous allez consacrer du temps à votre dossier d’offres, une bonne organisation vous permettra d’apporter des réponses de qualité. Par expérience préférez 4 demi-journées de travail sur un dossier plutôt que 2 jours pleins.

Une erreur que nous voyons souvent : ne parlez pas de votre entreprise comme d’un corps étranger ! Utilisez le terme « nous » afin d’éviter de rendre impersonnelle votre offre.

La constitution de vos prix.

Encore une fois, anticipez ! Il existe souvent des incohérences dans le tableaux BPU et DQE dans les DCE. Anticiper vous permettra de poser des questions au pouvoir adjudicateur et potentiellement d’obtenir des BPU et DQE à jour. Attention ! Ne modifiez jamais les tableaux de ces documents par vous-mêmes au risque d’être éliminé.

 

Finalité

Aujourd’hui, bon nombre de nos Clients n’avaient jusque-là jamais répondu à des appels d’offres et réussissent à remporter des marchés ! Les autres signent, pourquoi pas vous ? C’est le bon moment pour agir, et pourquoi pas faire appel à Simply’AO pour une réponse de qualité.

écrit le mer 18/08/2021 - 08:21

Michaël