répondre appel d'offres

Quand elle émet un appel d’offres, une entreprise (publique ou privée) dévoile qu’elle est à la recherche d’un prestataire pour répondre à un besoin de services, d’achat de fournitures ou de réalisation de travaux. Une belle opportunité ! Dans ce guide complet, nous allons vous donner des conseils concrets pour savoir comment répondre à un appel d’offres

Pour bien répondre aux marchés publics ou aux appels d’offres privés, il est nécessaire d’appliquer quelques bonnes pratiques et de valider les 8 étapes ci-dessous.
Suivez le guide et devenez incollable pour répondre aux appels d’offres 

Répondre aux appels d’offres : comment ?

Répondre aux appels d’offres est avantageux pour les entreprises. C’est une belle référence à ajouter à votre portefeuille client, et une source de revenus fiable et pérenne.

Il existe 3 manières d’accéder à des appels d’offres :

1- Les marchés à procédure formalisée
 

Il s’agit des marchés lancés par un acheteur public, dont le budget est au-dessus des seuils européens. Le formalisme de cette procédure est le plus contraignant pour l’acheteur.

2- Les MAPA et marchés sans publicité ni mise en concurrence
 

Grâce aux MAPA (marchés publics à procédure adaptée), les acheteurs publics peuvent trouver des fournisseurs pour leurs marchés à budget moins élevé. Ces procédures sont un peu moins contraignantes pour eux. 

Côté candidats, les marchés à budget de moins de 40.000€ (sans publicité ni mise en concurrence) sont également plus accessibles : ils peuvent être détectés via la veille et aussi via un bon travail de réseautage auprès des acheteurs publics. 

3- Les appels d’offres privés
 

Comme ils sont lancés par des entreprises privées, ce sont elles qui fixent les règles du jeu. Renseignez-vous directement auprès du commanditaire privé pour savoir quelles sont ses attentes.

Comment répondre à un appel d’offre : les étapes à suivre

Suivez ces 8 étapes simplissimes pour répondre aux marchés publics
Gagnez du temps en consultant notre frise chronologique !

Comment répondre à un appel d'offres : frise avec les étapes à suivre

Etape 1 - Se documenter
 

Comme vous êtes arrivés ici, vous avez déjà mis en œuvre l’étape 1 : et oui, répondre aux appels d’offres ne s’improvise pas !

Se préparer à répondre aux appels d’offres signifie : avoir une connaissance correcte du domaine des marchés publics, savoir quelles sont les étapes à suivre, réunir les documents nécessaires pour votre candidature, etc.
Mais surtout, vous devez appliquer les bonnes pratiques qui augmenteront vos chances de succès. Et c’est la spécialité de Simply’AO : Suivez nos conseils ci-dessous !

Etape 2 - Savoir quelles sont les conditions pour candidater
 

Avant même de candidater à un appel d’offres, il est essentiel de vous assurer que vous répondez aux critères essentiels : 

Auprès d’un acheteur privé

Il définit librement ses conditions : renseignez-vous auprès de l’entreprise.

Auprès d’un acheteur public

Il existe des conditions d’accès générales pour répondre à un appel d’offres, et des critères spécifiques en fonction du type de marché auquel vous souhaitez répondre :

  • les marchés publics sont accessibles aux entreprises françaises, de l’Union Européenne, ou issues des États Signataires des accords internationaux de l’Organisation Mondiale du Commerce
  • votre entreprise ne doit pas avoir été condamnée dans les 5 dernières années, ou se trouver en procédure de liquidation judiciaire
  • elle doit être à jour de ses obligations fiscales et sociales

Le code des marchés publics garantit la liberté d’accès à la commande publique, de même que l’égalité de traitement des candidats.

L’acheteur public peut aussi demander d’autres données à propos : 

  • du respect de certaines lois (égalité des droits et des chances, égalité femmes-hommes), 
  • de l’assurance responsabilité civile professionnelle, 
  • du respect de la protection des données personnelles, 
  • etc.

Consultez avec minutie les documents de l’appel d’offres, vous aurez une idée claire des conditions d’accès et des documents exigés.

Conseil appel d'offres
Répondre à un appel d’offres en toute confiance, grâce aux prestataires spécialisés

Il existe des entreprises, comme Simply’AO, spécialisées dans l’accompagnement des candidats aux appels d’offres. 

Nous sommes présents dès le début, depuis la recherche d’appels d’offres jusqu’à la validation de votre candidature. Et nous sommes experts en rédaction de mémoire technique. 

Contactez-nous !

Etape 3 - Se former à répondre aux appels d’offres
 

Vous pouvez suivre des formations sur la thématique des appels d’offres. Pour commencer, envisagez une formation pour comprendre les appels d’offres et savoir se positionner.

Une fois à l’aise, vous pouvez maximiser l’impact en suivant une formation sur la rédaction d’un mémoire technique gagnant dans le cadre d’un appel d’offres public ou privé.

Comment choisir son prestataire pour répondre aux appels d’offres ?

Vous avez peu de ressources à consacrer à vos réponses aux appels d’offres ? Envisagez d’avoir recours à un conseil externe. Chez Simply’AO, nous lions le conseil stratégique et les actions concrètes en réalisant, pour vous ou avec vous, l’ensemble du processus, mémoire technique compris.
Notre objectif ? Vous donner les moyens de préparer une offre convaincante. 

En effet, répondre à des appels d’offres n’est pas toujours simple, notamment pour les PME et TPE. Les aspects administratifs du processus peuvent être difficiles à appréhender. La transmission en ligne du dossier de candidature et la signature électronique sont parfois de vraies aventures.
Former ses équipes est une bonne idée, mais si leur temps est limité, il faut envisager de maximiser l’impact en faisant appel à un expert en appel d’offres.

Vous avez besoin d’aide pour vos appels d’offres ? Contactez-nous !

Etape 4 - Identifier des appels d’offres auxquels vous pourriez répondre
 

Détecter un ou plusieurs avis d’appels d’offres intéressants pour votre entreprise est l’étape-clé : c’est celle qui lance vos actions de candidatures aux marchés publics !

Mettez le pied à l’étrier en suivant cette méthodologie : 

a. Lancez une recherche d’appels d’offres

À l’aide d’un moteur de recherche comme Google, cherchez par exemple “marché public” [secteur d’activité de votre entreprise].

exemple de marché public gardiennage

L’objectif est de comprendre quels sont les appels d’offres qui correspondent à votre entreprise. Lisez le titre et le descriptif, puis mettez-les de côté au sein d’un dossier, afin d’en faire l’analyse par la suite.

b. Documentez votre recherche

Quand vous aurez identifié une dizaine d’appels d’offres intéressants, prenez note des mots-clés importants dans le titre et dans le descriptif. 

Comment les acheteurs du domaine public décrivent les produits et activités dont ils ont besoin ?
Est-ce que vous utilisez les mêmes mots-clés dans votre discours commercial ?

Les besoins des acheteurs publics ont été décrits, classés et organisés dans un document unique. Chaque besoin est représenté sous forme d’un code CPV (Common Procurement Vocabulary), utilisé au niveau européen. Vous trouverez ce code dans le descriptif du marché public.

Notez tous les codes CPV qui vous intéressent : ils vous serviront à créer des alertes sur les différents outils spécialisés pour détecter des intentions d’achat de la commande publique.

La liste des mots-clés et des codes CPV vous aidera à vous rapprocher de l’exhaustivité. Ainsi, vous ne manquerez pas de marchés importants ! 

c. Sélectionnez les appels d’offres adaptés à votre situation

Sur les outils de recherche d’appels d’offres, il existe plusieurs options de filtrage de vos recherches : 

  • sur des clés de filtrage personnalisées (ex : zone géographique)
  • et sur des critères liés aux appels d’offres (type de procédure, type d’appel d’offres, etc).
logo appel d'offres simplyAO
Exemples : à quoi vous devez être attentif quand vous cherchez des appels d’offres

Une fois les appels d’offres identifiés, soyez attentifs : 

  • au type de marché : fournitures, services ou travaux ?
  • au type d’avis : de marché, d’attribution, rectificatif, … ?
  • au type de procédure : appel d’offres, procédure adaptée, dialogue compétitif… ?
  • aux critères de sélection : environnementaux, sociaux, … ?

Ces informations sont essentielles : elles vous permettent de savoir si vous pouvez répondre à l’appel d’offres.

Etape 5 - Mettre en place une veille pour détecter des appels d’offres similaires
 

Il existe 2 manières d’organiser sa veille :

  • la réaliser soi-même, à l’aide des systèmes d’alertes proposés sur les sites officiels
  • faire appel à un prestataire spécialisé. Ceux-ci sont nombreux et vous trouverez facilement chaussure à votre pied. Simply’AO est là pour vous orienter vers le meilleur prestataire selon vos besoins.

Comment réaliser soi-même sa veille sur les marchés publics ?

Votre source d’information principale se trouve sur les sites officiels : BOAMP et TED / JOUE. C’est ici que vous trouverez une grande partie des marchés publics, tous budgets, tous types et toutes procédures confondues.

Une fois vos alertes activées sur ces sources, nous vous invitons à faire le tour des sites web qui publient des MAPA (marchés publics à procédure adaptée), plus accessibles aux TPE-PME. Commencez par vérifier si les institutions publiques de votre zone géographique disposent d’un site dédié aux appels d’offres.

logo appel d'offres
Exemple d’une plateforme dédiée aux appels d’offres locaux

Pour Simply’AO qui se situe en Bourgogne, il est possible de consulter les avis locaux sur la Plateforme des marchés publics de la région Bourgogne Franche-Comté - Territoires Numériques https://www.ternum-bfc.fr

Autre astuce, allez directement sur le site web d’un acheteur public avec lequel vous aimeriez travailler. Il est fort probable qu’il y publie des appels d’offres directement.

Il existe de nombreuses autres sources :

  • les sites spécialisés, proposés par des sociétés privées qui agrègent des annonces provenant de différentes sources (ex : MarchésOnLine, Klekoon, etc.).
  • les journaux : JAL (journaux habilités à recevoir des annonces légales), journaux locaux, presse professionnelle (en BTP, en sécurité, etc.)
  • la plateforme des achats de l’Etat (PLACE), qui diffuse les avis d’appels d’offres de l’Etat, des Ministères, des CCI, de l’UGAP.
  • Certains acheteurs publics diffusent parfois leurs marchés de faible montant par courrier, email ou encore par affichage sur des panneaux.

Les efforts à déployer dépendront de vos objectifs : souhaitez-vous répondre aux marchés publics au niveau local, national ou européen ? Souhaitez-vous cibler certains projets en particulier, ou même des acheteurs publics spécifiques ? (par exemple, ne travailler qu’avec des centres hospitaliers).

astuce appel d'offres
L’astuce de Simply’ AO

Organiser votre veille sur les marchés publics va vous amener à devoir gérer un volume de données important : beaucoup d’avis sont publiés chaque semaine !

Pour suivre sans effort les annonces qui vous intéressent et leurs échéances, dotez-vous d’un outil de gestion de projet comme Trello, Notion .so, etc.

Etape 6 - Consulter l’appel d’offre et ses différents documents
 

L’appel d’offre se compose de l’AAC (avis d’appel à la concurrence), mais également d’autres documents (cahier des clauses techniques, règlement, etc.). Quel est le document le plus important d'un appel d'offres ? Il n'y en a pas ! Ils ont tous leur importance car chacun vous apportera des informations essentielles, qu'il faut à tout prix consulter. Ces documents vous donneront toutes les informations utiles pour réaliser une candidature qui sera lue… et, espérons-le, choisie ! 

Pour accéder aux documents de l’appel d’offre, téléchargez le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises), via l’adresse de téléchargement indiquée sur l’annonce de marché public.

Avant de répondre à un appel d'offre, consultez les documents contenus dans le DCE
conseil appel d'offres
Le conseil de Simply’AO :

Dans cet article, nous décrivons les éléments qui constituent le DCE. Nous expliquons également comment faire l’analyse des informations contenues dans le dossier : Comprendre le Dossier de Candidature des Entreprises dans un appel d'offres publics

Pour évaluer votre candidature, l’acheteur public s’appuie sur des critères préalablement définis. Vous pouvez les identifier en lisant attentivement les documents de la consultation. Pensez aussi à entamer une discussion avec les acheteurs publics, avant de répondre aux appels d’offres, afin de mieux comprendre leurs besoins et leurs attentes. 

Pour cela, vous pouvez leur poser des questions sur le profil acheteur, pendant les consultations. Attention, les questions et les réponses sont partagées pour toutes les entreprises qui ont demandé à recevoir les échanges avec l'Acheteur (principe de transparence de la commande publique).

Les critères varient en fonction du marché et des exigences : le prix et la qualité des produits et services, la capacité technique et l’expérience du candidat, les garanties proposées, les délais de livraison, la conformité des produits, la sécurité, etc.

Les engagements RSE peuvent également faire partie des informations prises en compte pour choisir un candidat.

Etape 7 - Préparer sa réponse : le dossier de candidature
 

Votre dossier devra se composer des éléments, demandés par l’acheteur, et dûment renseignés, mais également d’un mémoire technique. Celui-ci permet de présenter votre offre, les ressources que vous mettrez à disposition pour la réalisation de la prestation et de tout élément utile pour permettre au commanditaire d’évaluer votre proposition.

Rédiger le mémoire technique est l’étape phare, à ne pas manquer

Nous avons consacré un article entier à ce sujet, avec un exemple détaillé :

Etape 8 - Déposer l’offre
 

Ici, il est important de suivre les recommandations de l’acheteur. Sinon, votre offre ne sera pas prise en compte !

Il est obligatoire de déposer une candidature dématérialisée. Il faudra donc enregistrer votre réponse par voie électronique, sur une plateforme de dématérialisation des marchés publics. Vous devrez donc créer un compte sur cette plateforme, et très probablement créer une signature électronique.

Anticipation est le maître mot : dès la lecture du DCE, identifiez rapidement les moyens de dépôt de votre offre afin de ne pas être surpris au moment où vous finaliserez votre dossier.

Présenter l’offre

Parfois, l’acheteur décide d’organiser une soutenance orale. Celle-ci offre aux candidats une chance de défendre en direct leur offre.

Pour en savoir plus : Nous vous invitons à consulter l’article que nous avons consacré à ce sujet :

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écrit le 11/12/2022
Anonyme (non vérifié)